Налоговый статус не равен иммиграционному названию
Для федерального налога негражданин может быть resident alien, nonresident alien или в отдельных случаях dual-status alien. Это налоговые категории. Визовый или иной иммиграционный статус важен, но не всегда напрямую определяет налоговую категорию.
IRS указывает, что человек обычно считается налоговым резидентом, если проходит green card test или substantial presence test. В тесте существенного присутствия учитываются дни в текущем и двух предыдущих календарных годах по установленной формуле. Для некоторых визовых категорий и ситуаций есть исключения. Считать «я живу здесь меньше года, значит точно nonresident» опасно.
Налоговый резидент США обычно сообщает worldwide income, доходы по всему миру, а не только зарплату в США. Нерезидент обычно облагается по другим правилам в отношении дохода из источников в США и дохода, связанного с деятельностью в США. Для обязательной декларации нерезидента обычно используется Form 1040-NR. IRS собрал отдельную страницу Tax information and responsibilities for new immigrants.
Если в год переезда были доходы, счета или бизнес за пределами США, не выбрасывайте старые выписки. Именно в первый год часто встречаются dual-status, налоговые соглашения, foreign tax credit и отдельная отчетность по иностранным счетам.
Что происходит с зарплатой
Работник заполняет Form W-4 для федерального withholding, удержания налога из зарплаты. Работодатель отражает заработок и удержания в Form W-2 после окончания года. Удержание является предварительной оплатой, а не окончательным расчетом.
Независимый подрядчик обычно получает оплату без такого withholding и может получить одну из форм серии 1099. Это не освобождает от налога. Может возникнуть обязанность делать estimated tax payments в течение года, а также self-employment tax. Отдельная статья первого выпуска разбирает W-2 и 1099 подробнее.
Сохраняйте pay stubs и сверяйте имя, SSN или ITIN, заработок и удержания в налоговой форме. Ошибку сначала исправляют у плательщика. Не переписывайте неправильную цифру в декларацию молча.
Федеральная декларация и срок
Срок IRS публикует для каждого сезона. Для большинства подающих Form 1040 за календарный 2025 налоговый год срок был 15 апреля 2026 года. Для Form 1040-NR дата зависела от обстоятельств: 15 апреля для работника, получавшего wages subject to U.S. income tax withholding, и 15 июня, если таких выплат не было. Точные правила приведены в Instructions for Form 1040-NR. Страница Individual tax filing IRS содержит актуальный порядок для Form 1040, платежей и продления.
Extension обычно продлевает время для подачи декларации, но не переносит срок оплаты предполагаемого налога. После пропущенного срока не надо прятать письма в ящик. Посмотрите официальный порядок late filing и payment options, подайте корректную декларацию и сохраните подтверждение.
Чтобы подать федеральную декларацию, нужен taxpayer identification number. Это может быть SSN или, для человека с федеральной налоговой целью, который не имеет права на SSN, ITIN. ITIN не дает разрешения на работу и не меняет иммиграционный статус.
Налоги штата и местные налоги
После федеральной декларации работа не всегда закончена. Штат устанавливает собственные правила резидентства, дохода, вычетов, сроков и форм. Некоторые штаты не взимают индивидуальный income tax, но это не означает отсутствие sales tax, property tax, business taxes или федерального налога.
В США нет федерального VAT, привычного многим как НДС. Вместо этого большинство штатов и многие местные юрисдикции используют sales tax, но ставки, товары, исключения и обязанность бизнеса собирать налог зависят от места и деятельности. Отсутствие федерального VAT не делает систему «без налогов на продажи».
USAGov объясняет, что налоги штата и местные налоги могут включать:
- income tax штата или города;
- sales tax на покупки, со ставками и исключениями конкретной территории;
- real estate tax, который обычно связан с местной властью;
- personal property tax на отдельные виды имущества, например автомобиль, если это предусмотрено местными правилами.
Ищите Department of Revenue, Department of Taxation или Comptroller именно своего штата через официальный каталог. Городской налог проверяйте на сайте города или округа. Не переносите правило Флориды в Нью-Йорк и наоборот.
Какие документы собирать весь год
Создайте одну папку, бумажную или цифровую, и складывайте туда W-2, 1099, банковские tax forms, сведения о медицинской страховке, оплате обучения, благотворительных пожертвованиях, бизнес-расходах и предыдущих декларациях. Какие из них повлияют на налог, зависит от вашей ситуации. Но документ, которого нет в апреле, восстановить сложнее.
Для дохода от самостоятельной работы ведите отдельный учет поступлений и расходов. Выписка по карте полезна, но не всегда сама доказывает деловую цель покупки. Сохраняйте receipt и короткое объяснение.
Отсутствие работников не означает, что у бизнеса бывает только одна обязанность в год. В зависимости от структуры, дохода, деятельности и штата могут потребоваться estimated tax payments в течение года, регистрация и перечисление sales tax, annual report или biennial statement, franchise tax, продление лицензий и другие подачи. Проверяйте календарь IRS, налогового органа штата и реестра, где создана компания.
Как выбрать налогового специалиста и не отдать ему ответственность
На старте квалифицированный составитель декларации действительно может сэкономить время и объяснить систему. Я бы использовал такую помощь как обучение: задавал вопросы, просил показать расчет и постепенно понимал собственную отчетность. Но полностью передать человеку контроль нельзя. Налогоплательщик остается ответственным за сведения в поданной декларации, даже если ее подготовил другой человек.
У платного составителя федеральной декларации должен быть действующий PTIN. При этом один PTIN не означает одинаковую квалификацию или право представлять клиента перед IRS. Проверьте подготовку и опыт именно с вашей ситуацией, а для enrolled agent, CPA или attorney, соответствующий официальный реестр и статус. До подачи прочитайте всю декларацию, не подписывайте пустую форму, убедитесь, что составитель подписал свою часть и указал PTIN, получите полную копию и проверьте, на какой счет придет refund.
Где чаще всего ошибается новичок
- Считает, что налог удержан, значит декларация не нужна.
- Смешивает иммиграционный статус и tax residency.
- Не сообщает зарубежный доход после получения статуса налогового резидента.
- Подает только федеральную декларацию и забывает штат или город.
- Принимает 1099 за «деньги без налогов».
- Верит обещанию огромного refund без объяснения расчета.
- Подписывает декларацию, не получив ее полную копию.
Перед подписью спросите составителя: какую форму мы подаем, какой у меня tax residency status, какие доходы включены, откуда взялся refund или balance due, куда придут деньги. Если ответ «не переживайте, программа сама посчитала», этого мало.