Этот материал о текущем учете и расчетных платежах. Определение статуса работника, регистрация LLC, налоговая резидентность и право работать являются отдельными вопросами. Для нерезидента и необычной структуры бизнеса форма и расчет могут отличаться.
1. Создайте журнал операций
Для поступления указывайте дату, заказчика или площадку, назначение, валовую сумму, комиссию, фактически полученные деньги и номер документа. Для расхода добавьте деловую цель и подтверждение.
Система может быть простой таблицей, если она позволяет восстановить расчет. IRS объясняет требования к учету, правовое основание хранения достаточных записей находится в 26 CFR 1.6001-1.
Не смешивайте выручку и личный перевод между своими счетами. Возврат покупателю, заемные средства и вклад владельца также нуждаются в правильном обозначении, иначе движение денег легко превращается в ложный доход.
2. Сохраняйте первичные документы
Складывайте договоры, счета, чеки, отчеты площадок и банковские выписки в папки по периоду. Дайте записи в таблице ссылку или понятное имя файла. Один платеж по карте не всегда объясняет, что куплено и для какой работы.
При смешанном личном и деловом использовании сохраняйте основание распределения. Для автомобиля, домашнего офиса, оборудования и отдельных категорий расходов существуют специальные требования. Не списывайте автоматически всю покупку только потому, что она иногда помогает работе.
Общая норма обычных и необходимых расходов бизнеса отражена в 26 CFR 1.162-1. Крупный актив и текущий расход могут учитываться по-разному. Для спорного пункта сначала установите применимую категорию.
3. Сверяйте месяц без двойного дохода
Условный пример: клиент заплатил 1 000 долларов, площадка удержала 30, на счет поступило 970. Для восстановления операции нужны все три суммы. Если записать 970 как единственный доход, а затем еще раз учесть комиссию, результат может быть искажен.
Другой пример: один и тот же платеж отражен в отчете площадки и банковской выписке. Это два подтверждения одной операции, а не два дохода. Сверяйте идентификаторы, даты и суммы.
Не подгоняйте собственный учет под итоговую 1099 без проверки. Если форма содержит ошибку или относится к неверному лицу, запросите исправление у выдавшей организации и сохраните переписку.
4. Рассчитайте платежи в течение года
Самостоятельная деятельность может создавать как income tax, налог на доход, так и self-employment tax, соответствующие налоги социального страхования и Medicare. IRS описывает структуру. Нельзя назначить всем единый процент только по слову «фриланс».
Estimated tax означает расчетные платежи в течение года. IRS объясняет, кто должен их делать и как влияют удержания, кредиты и предыдущий год. Используйте актуальную Form 1040-ES для своего года и ситуации.
Проверьте даты в текущей инструкции. Платежные периоды не обязательно совпадают с четырьмя равными календарными кварталами. При неравномерном доходе уточните допустимый способ расчета. Дополнительное удержание с зарплаты также рассматривается отдельно, если одновременно работаете по найму.
5. Подтвердите каждый налоговый платеж
На официальном канале IRS выберите правильный вид платежа, налоговый год и идентификатор. Сохраните дату, сумму, номер подтверждения и банковское списание. Налог штата или муниципалитета уплачивается по собственным правилам и не закрывается федеральным переводом.
Пересчитывайте прогноз при существенном изменении дохода. Деньги, отложенные на отдельный счет, являются резервом, но еще не платежом IRS.
Перед годовой декларацией сопоставьте журнал, формы заказчиков, банковские данные и уплаченные налоги. Отдельно отметьте неразобранные операции. Готовый комплект должен позволять объяснить каждую значимую цифру без поиска по переписке за весь год.