Цей матеріал про поточний облік і розрахункові платежі. Визначення статусу працівника, реєстрація LLC, податкове резидентство та право працювати є окремими питаннями. Для нерезидента й незвичайної структури бізнесу форма та розрахунок можуть відрізнятися.
1. Створіть журнал операцій
Для надходження зазначайте дату, замовника або платформу, призначення, валову суму, комісію, фактично отримані гроші й номер документа. Для витрати додайте ділову мету та підтвердження.
Система може бути простою таблицею, якщо дозволяє відновити розрахунок. IRS пояснює вимоги до обліку, правова підстава зберігання достатніх записів міститься в 26 CFR 1.6001-1.
Не змішуйте виторг та особистий переказ між своїми рахунками. Повернення покупцю, позикові кошти та внесок власника також потребують правильного позначення, інакше рух грошей легко перетворюється на хибний дохід.
2. Зберігайте первинні документи
Складайте договори, рахунки, чеки, звіти платформ і банківські виписки в папки за періодами. Додайте до запису в таблиці посилання або зрозумілу назву файла. Один платіж карткою не завжди пояснює, що придбано й для якої роботи.
За змішаного особистого та ділового використання зберігайте підставу розподілу. Для автомобіля, домашнього офісу, обладнання й окремих категорій витрат існують спеціальні вимоги. Не списуйте автоматично всю покупку лише тому, що вона іноді допомагає роботі.
Загальну норму звичайних і необхідних витрат бізнесу відображено в 26 CFR 1.162-1. Великий актив і поточну витрату можуть обліковувати по-різному. Для спірного пункту спочатку встановіть застосовну категорію.
3. Звіряйте місяць без подвійного доходу
Умовний приклад: клієнт сплатив 1 000 доларів, платформа утримала 30, на рахунок надійшло 970. Для відновлення операції потрібні всі три суми. Якщо записати 970 як єдиний дохід, а потім іще раз врахувати комісію, результат може бути викривлений.
Інший приклад: той самий платіж відображено у звіті платформи та банківській виписці. Це два підтвердження однієї операції, а не два доходи. Звіряйте ідентифікатори, дати й суми.
Не підганяйте власний облік під підсумкову 1099 без перевірки. Якщо форма містить помилку або стосується іншої особи, запросіть виправлення в організації, яка її видала, та збережіть листування.
4. Розрахуйте платежі протягом року
Самостійна діяльність може створювати як income tax, податок на дохід, так і self-employment tax, відповідні податки соціального страхування та Medicare. IRS описує структуру. Не можна призначити всім єдиний відсоток лише за словом «фриланс».
Estimated tax означає розрахункові платежі протягом року. IRS пояснює, хто має їх робити та як впливають утримання, податкові кредити й попередній рік. Використовуйте актуальну Form 1040-ES для свого року та ситуації.
Перевірте дати в поточній інструкції. Платіжні періоди не обов'язково збігаються з чотирма рівними календарними кварталами. За нерівномірного доходу уточніть допустимий спосіб розрахунку. Додаткове утримання із зарплати також розглядається окремо, якщо одночасно працюєте за наймом.
5. Підтвердьте кожен податковий платіж
В офіційному каналі IRS оберіть правильний вид платежу, податковий рік та ідентифікатор. Збережіть дату, суму, номер підтвердження й банківське списання. Податок штату або муніципалітету сплачується за власними правилами та не закривається федеральним переказом.
Перераховуйте прогноз за істотної зміни доходу. Гроші, відкладені на окремий рахунок, є резервом, але ще не платежем IRS.
Перед річною декларацією зіставте журнал, форми замовників, банківські дані й сплачені податки. Окремо позначте нерозібрані операції. Готовий комплект має дозволяти пояснити кожне значуще число без пошуку в листуванні за весь рік.