Тут ідеться про узгодження відсутності з роботодавцем. Оплачувані програми штатів, накопичена відпустка, страхування непрацездатності та федеральний FMLA можуть перетинатися, але оформлюються за власними правилами.
1. Перевірте, чи підходить ваша ситуація
Для звичайного маршруту FMLA важливі поширення закону на роботодавця, щонайменше 12 місяців роботи, зазвичай 1 250 фактично відпрацьованих годин за попередні 12 місяців і робоче місце, у межах 75 миль від якого роботодавець має щонайменше 50 працівників. Є спеціальні правила, зокрема для авіаційних екіпажів. Умови описано в DOL FMLA FAQ, а правова підстава міститься у FMLA, sections 101-104.
Перевірте також саму причину: серйозний стан здоров'я працівника, передбачений догляд за членом сім'ї, народження або прийняття дитини й інші підстави закону. Не кожен візит до лікаря та не будь-який родич автоматично підпадають під ту саму норму.
Якщо FMLA не застосовується, це ще не відповідь щодо всіх можливостей. Попросіть HR, відділ кадрів, перевірити правила штату, договір, колективну угоду та чинну політику відсутностей. Для федеральних службовців може діяти окремий адміністративний маршрут.
2. Повідомте про потребу у відпустці
Зазначте причину в обсязі, достатньому для визначення відповідного порядку, очікуваний початок і тривалість. Якщо потрібен неповний день або періодичні відсутності, назвіть це одразу. Звичайне повідомлення «Мене завтра не буде» може не дати роботодавцю потрібної інформації.
Коли потребу можна передбачити досить завчасно, застосовується правило попереднього повідомлення. DOL Fact Sheet 28E пояснює 30-денний орієнтир для передбачуваної відпустки та повідомлення якнайшвидше, коли такого запасу немає. Дотримуйтеся звичайного каналу повідомлення про відсутність, якщо обставини дозволяють.
Збережіть надіслане повідомлення. Після усної розмови стисло підтвердьте письмово дати й домовленості.
3. Отримайте форми та рішення
Попросіть повідомлення про право на відпустку, обов'язки, потрібні медичні підтвердження та строки. Медична довідка й рішення роботодавця виконують різні функції: довідка підтверджує обставини, роботодавець оформлює відсутність у застосовній системі.
Передавайте медичні документи визначеному одержувачу, а не всьому робочому чату. Якщо документів недостатньо, з'ясуйте, що саме треба доповнити та до якої дати. Збережіть копію й підтвердження передачі.
За FMLA у стандартній ситуації може йтися про 12 робочих тижнів за встановлений 12-місячний період; для догляду за певним військовослужбовцем передбачено окрему межу. Облік року та вже використаної відпустки уточніть у роботодавця, не рахуйте залишок лише за календарем.
4. Розберіться з грошима та страхуванням
Запросіть окремий розрахунок: які дні оплачуються накопиченою відпусткою, чи потрібна заява на програму штату, хто платить і як поєднуються виплати. Схвалення відсутності не означає, що заяву на грошову виплату подано.
FMLA передбачає продовження групового медичного покриття на відповідних умовах. Уточніть власні внески, спосіб платежу під час відсутності й дату оплати. Не пропустіть цього обов'язку через відсутність звичайного розрахункового листка.
5. Зафіксуйте повернення
Перед виходом перевірте узгоджену дату, графік і потребу в підтвердженні можливості працювати. Якщо обставини змінилися, повідомте про це до попередньої дати повернення.
У разі відмови попросіть письмову підставу: який критерій не виконано та які документи розглянуто. Збережіть рішення, графіки, підтвердження годин і листування. Питання щодо федерального FMLA можна спрямувати до Wage and Hour Division DOL через офіційний розділ закону; правила оплачуваної програми штату перевіряють у її адміністратора.