Здесь речь о согласовании отсутствия с работодателем. Оплачиваемые программы штатов, накопленный отпуск, страхование нетрудоспособности и федеральный FMLA могут пересекаться, но оформляются по собственным правилам.
1. Проверьте, подходит ли ваша ситуация
Для обычного маршрута FMLA важны охват работодателя законом, не менее 12 месяцев работы, как правило 1 250 фактически отработанных часов за предшествующие 12 месяцев и рабочее место, в пределах 75 миль от которого у работодателя не менее 50 работников. Есть специальные правила, в том числе для авиационных экипажей. Условия описаны в DOL FMLA FAQ, а правовое основание содержится в FMLA, sections 101-104.
Проверьте также саму причину: серьезное состояние здоровья работника, предусмотренный уход за членом семьи, рождение или принятие ребенка и другие основания закона. Не каждый визит к врачу и не любой родственник автоматически подходят под одну и ту же норму.
Если FMLA не применяется, это еще не ответ по всем возможностям. Попросите HR, отдел кадров, проверить правила штата, договор, коллективное соглашение и действующую политику отсутствий. Для федеральных служащих может действовать отдельный административный маршрут.
2. Сообщите о потребности в отпуске
Укажите причину в объеме, достаточном для определения подходящего порядка, предполагаемое начало и длительность. Если нужен неполный день или периодические отсутствия, назовите это сразу. Обычное сообщение «меня завтра не будет» может не дать работодателю необходимой информации.
Когда потребность предвидится достаточно заранее, применяется правило предварительного уведомления. DOL Fact Sheet 28E объясняет 30-дневный ориентир для предвидимого отпуска и уведомление как можно скорее, когда такой запас невозможен. Следуйте обычному каналу сообщения об отсутствии, если обстоятельства позволяют.
Сохраните отправленное сообщение. После устного разговора кратко подтвердите письменно даты и договоренности.
3. Получите формы и решение
Попросите уведомление о праве на отпуск, обязанностях, необходимых медицинских подтверждениях и сроках. Медицинская справка и решение работодателя выполняют разные функции: справка подтверждает обстоятельства, работодатель оформляет отсутствие в применимой системе.
Передавайте медицинские документы установленному получателю, а не всему рабочему чату. Если документов недостаточно, выясните, что именно требуется дополнить и к какой дате. Сохраните копию и подтверждение передачи.
При FMLA в стандартной ситуации речь может идти о 12 рабочих неделях за установленный 12-месячный период; для ухода за определенным военнослужащим предусмотрен отдельный предел. Учет года и уже использованного отпуска уточните у работодателя, не считайте остаток только по календарю.
4. Разберите деньги и страховку
Запросите отдельный расчет: какие дни оплачиваются накопленным отпуском, требуется ли заявление на программу штата, кто платит и как сочетаются выплаты. Одобрение отсутствия не означает, что заявление на денежную выплату подано.
FMLA предусматривает продолжение группового медицинского покрытия на соответствующих условиях. Уточните собственные взносы, способ платежа во время отсутствия и дату оплаты. Не теряйте это обязательство из-за отсутствия обычного расчетного листка.
5. Зафиксируйте возвращение
Перед выходом проверьте согласованную дату, график и необходимость подтверждения возможности работать. Если обстоятельства изменились, сообщите об этом до старой даты возвращения.
При отказе попросите письменное основание: какой критерий не выполнен и какие документы рассмотрены. Сохраните решение, графики, подтверждения часов и переписку. Вопрос по федеральному FMLA можно направить в Wage and Hour Division DOL через официальный раздел закона; правила оплачиваемой программы штата проверяются у ее администратора.