Цей маршрут корисний для свідоцтв, дипломів, довіреностей та інших документів. Вимоги залежать від органу видачі, одержувача, країни використання й призначення. Замовлення «Переклад плюс нотаріус плюс апостиль про всяк випадок» може дати дорогий, але непридатний комплект.
1. Отримайте вимоги одержувача
Попросіть точну назву документа, допустимий вид копії, мову, вимоги до перекладача, нотаріального засвідчення та строку видачі. Збережіть інструкцію або відповідь. Якщо є зразок, використовуйте його як орієнтир, перевіривши чинну версію.
Уточніть, чи приймає установа електронні файли та хто має надсилати документи: ви, навчальний заклад чи орган видачі. Іноді правильний документ, переданий неправильним способом, не виконує вимог.
Якщо інструкція містить лише слово certified, запитайте, що саме має бути засвідчено: копія, переклад чи підпис. У різних процедурах це слово означає різні дії.
2. Знайдіть потрібний оригінал або копію
Для офіційного запису про народження, судового документа або диплома почніть з органу видачі. Звичайна ксерокопія та certified copy, офіційно засвідчена копія, не рівнозначні.
Американські документи штату й федерального органу проходять різні маршрути міжнародного засвідчення. USAGov пояснює розподіл: для відповідних документів штату звертаються до його уповноваженого органу, для федеральних документів використовують федеральний маршрут.
Не надсилайте документ до штату лише тому, що зараз живете там. Має значення походження документа або засвідчувального підпису. Для іноземного документа зазвичай потрібен компетентний орган країни його походження за застосовною процедурою.
3. Замовте переклад під конкретне завдання
Для USCIS документ іноземною мовою супроводжується повним англійським перекладом і підтвердженням перекладача щодо повноти, точності та компетентності. Правило міститься в 8 CFR 103.2(b)(3).
Це конкретна вимога USCIS, а не універсальне правило для суду, університету чи іноземного консульства. Не додавайте нотаріальне засвідчення як обов'язкову умову USCIS без відповідної вимоги саме до вашого документа чи процедури.
Перевірте імена, дати, печатки, зворотні боки й позначки. Переклад має дозволяти зіставити весь документ. Якщо частина нерозбірлива, чесно позначте це замість здогадки. Збережіть остаточну версію та підтвердження перекладача.
4. Розберіться з нотаріальною дією
Notary public, нотаріус, діє в межах повноважень свого штату. Його печатка сама собою не робить зміст документа юридично правильним, а сам він не є автоматично адвокатом чи імміграційним представником.
Уточніть, яка дія потрібна: підтвердження підпису, надання передбаченої заяви під присягою або інша допустима процедура. Не підписуйте завчасно, якщо обрана дія потребує підпису чи підтвердження перед нотаріусом.
Приклад Ohio: за acknowledgment людина підтверджує вчинення документа перед нотаріусом; відповідні вимоги описує Ohio Revised Code 147.53. Це пояснює, чому таку позначку не можна читати як висновок щодо юридичної якості всього тексту. Для іншої процедури та іншого штату перевіряють власні правила.
Не просіть нотаріуса замінити засвідчену копію запису цивільного стану звичайною копією з печаткою без перевірки правил. Спочатку з'ясуйте повноваження нотаріуса й вимоги сторони, яка приймає документ.
5. Оберіть апостиль або інший маршрут
Апостиль застосовується в межах відповідної міжнародної конвенції та підтверджує підпис, статус особи, яка підписала документ, і печатку, а не правдивість усіх відомостей. Приклад Ohio: це прямо пояснює Secretary of State. Для іншого штату знайдіть його власну інструкцію.
Для країни, де потрібен інший порядок, може знадобитися authentication, засвідчення автентичності, та подальші кроки. Назвіть країну використання органу засвідчення. Держдепартамент публікує вимоги до федеральних документів.
Не прикріплюйте до оригіналу додаткових нотаріальних позначок самостійно. Перевірте, що допускається для його виду. Перед надсиланням зробіть копію всього комплекту, запишіть номери документів, збережіть оплату й відстеження доставки. Після отримання перевірте зв'язок засвідчення саме з потрібним документом та ім'ям.