Кожне місто й округ мають свою процедуру. Нижче використано конкретний приклад Columbus, Ohio, міста Колумбус у штаті Огайо. Його обмеження та порядок прийняття не можна переносити на інше місто лише тому, що там теж є кнопка «подати заяву».
Визначте, що ви хочете передати
Police report означає поліцейський звіт про зареєстровану подію. Crime tip означає повідомлення інформації для перевірки. Crash report стосується дорожньої пригоди. На офіційній сторінці Columbus це окремі маршрути. Анонімна інформація про підозрілу активність і заява потерпілого для страхової компанії вирішують різні завдання.
Запишіть точну адресу події. Якщо це паркування біля магазину, уточніть адресу магазину та місце на парковці. Якщо дія почалася в інтернеті, опишіть, де ви перебували, як спілкувалися та куди пішли гроші. Не треба самостійно обирати юридичну кваліфікацію злочину, щоб почати розмову.
Фраза для працівника: “I would like to report a crime”, тобто «Я хочу повідомити про злочин». Потім одним реченням скажіть, що сталося та чи є небезпека зараз.
Підготуйте коротку хронологію
Складіть нотатку з датою, часом, місцем, учасниками та результатом. Якщо час приблизний, так і зазначте. Відокремте три речі: що ви бачили самі, що дізналися від іншої людини та що припускаєте.
Для зниклої речі запишіть марку, модель, серійний номер і відому вартість. Для платежу збережіть підтвердження переказу та реквізити одержувача. Для листування збережіть початкові повідомлення й знімки екрана разом із датами, назвою облікового запису та адресою сторінки. Копія без контексту може виявитися менш корисною, ніж повна послідовність розмови.
Не редагуйте доказ так, щоб це змінювало зміст. Якщо зробили виділення для зручності, зберігайте й оригінал. Не вступайте в контакт із можливим порушником заради отримання ще одного зізнання.
Перевірте, чи дозволене подання онлайн
У Columbus офіційна форма перелічує ситуації, для яких онлайн-шлях не підходить. Серед них подія за межами міста, відомості про ім'я й адресу підозрюваного, певні види викраденого майна та фізичні сліди, які потрібно зібрати. Є також обмеження за характером події та вартістю шкоди. Перевірте повний чинний список перед заповненням.
Якщо ваша ситуація не відповідає умовам, використовуйте зазначений на тій самій сторінці номер диспетчера або інший запропонований відомством канал. Не прибирайте відомого підозрюваного з розповіді заради можливості надіслати форму.
Якщо англійської недостатньо, скажіть, яка мова вам потрібна, і запитайте про доступну мовну допомогу. Не підписуйте виклад, якого не змогли зрозуміти. Назвіть фразу або факт, які потребують уточнення.
Перевірте текст і збережіть підтвердження
Перед надсиланням перечитайте імена, адреси, дати та суми. Окремо перевірте, чи не перетворилася здогадка на впевнене твердження. В Ohio завідомо неправдива заява може підпадати під ORC 2921.13. Чесне «не знаю» та навмисно вигаданий факт не є одним і тим самим.
Після подання онлайн у Columbus спочатку з'являється тимчасовий номер. Заяву перевіряють до прийняття; постійний номер і копія надходять після схвалення. Тому зберігайте знімок екрана «надіслано», але не називайте його остаточним звітом.
Запитайте: “How can I get the report number?”, тобто «Як отримати номер звернення?». Уточніть також, як отримати копію та куди надіслати додаткові відомості.
Якщо з'явилися нові дані
Доповнюйте наявне звернення передбаченим каналом із його номером. Зазначте, який саме факт став відомим і коли. Не створюйте кілька однакових повідомлень у різних формах без пояснення зв'язку.
Зберігайте номер, копію, ім'я або підрозділ контактного працівника й дату наступного звернення. Прийняття повідомлення означає реєстрацію та перевірку за процедурою; воно не є обіцянкою арешту, повернення грошей або конкретного строку розслідування.